Outil de suivi Qualiopi pour petit organisme de formation : les preuves rangées

Un outil de suivi Qualiopi, pour un petit organisme de formation, garde chaque preuve au moment où elle naît : la convocation envoyée, la signature du stagiaire à chaque demi-journée, ses réponses au questionnaire de fin de session. Chaque pièce se range d'office sous sa session et sous l'indicateur du référentiel qu'elle documente, et le jour de l'audit, le classeur est déjà prêt.

Cet article s'adresse aux formateurs indépendants, aux petits organismes de formation et aux centres de bilans de compétences, certifiés ou en voie de l'être. Il décrit les écrans d'un outil fait maison avec Claude Code, l'outil de programmation de Claude, et les demandes à lui taper en français.

Qui doit être certifié Qualiopi, et sur quels critères ?

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour les prestataires d'actions de développement des compétences qui veulent accéder à des fonds publics ou mutualisés. France compétences cite les organismes de formation, les CFA et les centres de bilans de compétences. Ces fonds passent par les opérateurs de compétences (OPCO), les associations Transitions Pro, les régions, France Travail, la Caisse des dépôts pour le compte personnel de formation (CPF) et l'État.

La certification est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac, l'instance nationale d'accréditation, et dans certains cas par des instances de labellisation reconnues par France compétences. Elle vaut trois ans, avec un audit de surveillance en cours de cycle et un audit de renouvellement la troisième année.

Le référentiel national qualité, fixé par le décret du 6 juin 2019, compte sept critères et 32 indicateurs, dont certains ne concernent qu'une catégorie d'actions, comme l'apprentissage. Un écart sur un indicateur est une non-conformité : mineure quand la prise en compte est partielle sans atteinte à la qualité, majeure sinon.

Pourquoi les preuves se dispersent-elles entre deux audits ?

Dans un petit organisme, les feuilles d'émargement se scannent quand on y pense, les questionnaires tournent dans un formulaire en ligne, les conventions restent dans les e-mails et les CV des formateurs dans un dossier partagé. Avant l'audit, il faut tout retrouver.

Un outil maison crée chaque pièce au moment de l'action, déjà reliée à sa session et à son indicateur, dans une base de données : un grand classeur rangé que l'application remplit seule, comme l'explique l'article une base de données, c'est quoi.

Quels écrans pour suivre les sessions ?

Les sessions et les stagiaires

L'écran « Sessions » liste les formations à venir et passées. Chaque fiche porte l'intitulé, le programme, les objectifs, les dates découpées en demi-journées, le lieu ou le lien de visioconférence, le formateur et le financeur.

Sous la fiche, la liste des stagiaires : prénom, nom, entreprise, e-mail, besoin d'adaptation signalé à l'inscription, statut (inscrit, convoqué, présent, abandon). Gardez le prénom et le nom dans deux champs séparés : un nom complet dans une seule colonne fait partie des douze pièges racontés dans la formation.

Conventions et convocations en PDF

Le bouton « Générer la convention » fabrique le PDF à partir de la fiche. Un second bouton prépare une convocation par stagiaire, avec le lieu, les horaires et le matériel à apporter. Chaque envoi est horodaté, c'est-à-dire enregistré avec la date et l'heure exactes.

L'émargement par demi-journée, signé au doigt

Au début de chaque demi-journée, le formateur ouvre l'écran « Émargement » sur une tablette. Chaque stagiaire signe au doigt, puis le formateur signe à son tour. L'outil garde chaque signature avec son horodatage et marque les absents. En fin de session, il assemble la feuille d'émargement en PDF, une ligne par stagiaire et une colonne par demi-journée.

Les questionnaires à chaud et à froid

Le dernier jour, l'outil envoie à chaque stagiaire un questionnaire à chaud : satisfaction, atteinte des objectifs, remarques libres. Le questionnaire à froid part au délai que vous fixez, pour savoir ce que la formation a changé dans le travail. Comme l'indicateur 30 prévoit de recueillir aussi l'avis des financeurs et des entreprises, un troisième questionnaire peut viser l'employeur. L'article alternative à Google Forms montre comment des réponses déclenchent un suivi.

Le classeur des preuves par indicateur

L'écran « Classeur » affiche les indicateurs sous leurs sept critères. Sous chacun, les pièces qui le documentent, avec leur date et leur session d'origine. Une pastille orange signale un indicateur sans pièce récente. Un bouton exporte le classeur entier, rangé par indicateur, pour l'auditeur.

Le tableau de satisfaction et d'assiduité

Le tableau de bord calcule le taux de présence et les notes moyennes. L'indicateur 2 demande de diffuser des indicateurs de résultats adaptés aux prestations et aux publics : l'outil peut publier ces résultats sur une page de votre site, mise à jour à chaque session close.

Quelles autres preuves un outil maison peut-il ranger ?

D'autres indicateurs demandent des preuves qui vivent hors des sessions, et l'outil les garde au même endroit.

• Le recueil du besoin. Avant la session, un court formulaire demande au stagiaire ou à son employeur ce qu'il attend et ce qu'il sait déjà faire.
• L'évaluation des acquis. L'indicateur 11 demande d'évaluer l'atteinte des objectifs. Le même quiz en entrée et en sortie, ou une grille d'observation remplie pendant un exercice, rejoint la fiche du stagiaire.
• Le handicap. L'indicateur 26 porte sur l'accueil et l'orientation des publics en situation de handicap. La question figure dans l'inscription, et un carnet d'adresses garde les partenaires que vous sollicitez.
• La veille. Les indicateurs 23, 24 et 25 couvrent la veille réglementaire, celle des métiers et celle des innovations pédagogiques. Un journal note la source, la date et ce que vous modifiez dans vos formations.
• Les formateurs et les sous-traitants. Chaque fiche formateur garde son CV, ses diplômes et les formations suivies, pour le critère 5. Quand vous sous-traitez, l'indicateur 27 vous demande de vous assurer du respect du référentiel : un portail où le formateur dépose ses pièces fait le lien, sur le modèle de l'outil pour travailler avec des freelances.
• Les réclamations. L'indicateur 31 porte sur le traitement des réclamations, le 32 sur les mesures d'amélioration. Le registre note la date, la réponse et l'amélioration décidée, qui peut aussi naître d'une note basse au questionnaire.

La même base s'adapte à d'autres activités. Un centre de bilans de compétences y suivrait les rendez-vous de chaque bénéficiaire. Une école de langues qui forme en entreprise y ajouterait les tests de niveau d'entrée et de sortie. Un CFA relierait chaque apprenti à son entreprise d'accueil et à son maître d'apprentissage. Le relevé de température HACCP applique la même logique aux contrôles sanitaires d'une cuisine.

Que demander à Claude Code ?

Décrivez à Claude Code l'écran voulu et son usage, en commençant par les sessions et l'émargement.

Qu'est-ce que ça change dans la semaine ?

Le lundi, vous créez la session du jeudi, et les convocations partent d'un clic. Le jeudi matin, la tablette passe dans la salle, et l'émargement est sur la fiche avant la pause de midi. Le vendredi, le questionnaire à chaud part de lui-même, et celui à froid suivra au délai choisi.

Chez Rugstar, une marque de tapis, le CRM envoie chaque matin un e-mail qui résume ce qui attend. Ici, il listerait les émargements incomplets et les questionnaires sans réponse. Avant l'audit, les indicateurs sans pièce récente apparaissent assez tôt pour y remédier.

Quelles sont les limites d'un outil maison ?

• La certification appartient au certificateur. Lui seul juge la conformité de chaque indicateur pendant l'audit.
• Le référentiel se lit dans ses textes officiels. Le ministère du Travail publie un guide de lecture qui précise les attentes de chaque indicateur. Gardez les intitulés dans une liste que vous modifiez vous-même.
• La signature au doigt est une signature électronique simple. Ses niveaux sont détaillés dans l'article faire signer un devis en ligne. Demandez à vos financeurs ce qu'ils acceptent comme preuve de présence.
• Les financeurs gardent leurs plateformes. Les OPCO et Mon Compte Formation ont leurs propres espaces en ligne, où vous transmettez les pièces que l'outil prépare.
• L'entretien. Un outil maison demande de vérifier après chaque changement, de garder des sauvegardes et de suivre le coût des services qui l'hébergent.

Questions fréquentes

Qui doit être certifié Qualiopi ?

La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour les organismes de formation, CFA et centres de bilans de compétences qui veulent accéder à des fonds publics ou mutualisés, comme ceux des OPCO ou du CPF. Elle est délivrée pour trois ans par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences.

Un outil de suivi Qualiopi suffit-il pour obtenir la certification ?

Un outil de suivi Qualiopi range les preuves, et la décision de certifier revient à l'organisme certificateur qui mène l'audit. L'auditeur examine les indicateurs du référentiel national qualité et peut relever des non-conformités mineures ou majeures.

L'émargement signé au doigt sur une tablette est-il valable ?

Un émargement signé au doigt enregistre la signature de chaque stagiaire avec la date et l'heure. Il s'agit d'une signature électronique de niveau simple. Ce qu'un financeur accepte comme preuve de présence se vérifie auprès de lui, et auprès de votre certificateur pour l'audit.

Un formateur indépendant sous-traitant a-t-il besoin d'un outil de suivi Qualiopi ?

Un formateur indépendant qui anime pour un organisme certifié peut avoir à lui transmettre des preuves, parce que l'indicateur 27 demande à l'organisme qui sous-traite de s'assurer du respect du référentiel. Un petit outil de suivi garde alors ces pièces prêtes à envoyer.

Par où commencer

Prenez votre prochaine session et construisez seulement la fiche de session et l'écran d'émargement. Testez-les avec une session fictive sur la base d'essai, signez vous-même sur la tablette, puis ouvrez le PDF produit. Ajoutez ensuite les questionnaires, puis le classeur. L'article logiciel métier sur mesure montre comment découper un métier en écrans, et les deux leçons gratuites expliquent comment installer Claude et choisir l'abonnement.