Logiciel pour entreprise de nettoyage : planning des agents et pointage QR code

Un logiciel pour entreprise de nettoyage range les sites clients avec leur cahier des charges, place les agents sur un planning et garde la preuve de chaque passage. Vous pouvez construire le vôtre avec Claude Code : un QR code collé à l'entrée de chaque site, que l'agent scanne en arrivant et en partant, et un tableau qui montre depuis le bureau les sites pas encore faits.

Cet article s'adresse aux dirigeants de petites entreprises de propreté et de multiservices. Il décrit l'outil écran par écran pour l'entretien de bureaux, puis l'adapte aux autres contrats du métier : copropriétés, vitrerie, remise en état, cabinets médicaux, commerces. Vous repartirez avec trois demandes à copier dans Claude Code.

Que fait un logiciel pour entreprise de nettoyage ?

Le métier repose sur ce que le contrat promet au client, site par site. Le logiciel suit cette promesse jusqu'au rapport de fin de mois.

1. 1Il décrit chaque site, avec son cahier des charges.
2. 2Il place les agents sur les sites, jour par jour.
3. 3Il enregistre l'arrivée et le départ de l'agent par un QR code.
4. 4Il recueille la checklist cochée et les anomalies photographiées.
5. 5Il prévient le bureau quand un passage prévu n'a pas eu lieu.
6. 6Il envoie au client le relevé mensuel de ses passages.

Quand un logiciel du marché est facturé par utilisateur, l'abonnement pèse vite, car chaque agent a besoin d'un accès. C'est le terrain d'un logiciel métier sur mesure.

Quelles informations mettre dans la fiche d'un site ?

La fiche site réunit ce qu'un agent remplaçant doit savoir pour travailler sans appeler le bureau.

• Le client et le contact sur place : nom, téléphone, personne à prévenir en cas de problème.
• L'accès et les consignes : créneaux autorisés, code d'entrée, badge ou clé, alarme, local ménage, produits imposés, zones interdites.
• Le cahier des charges : les tâches dues, zone par zone, avec leur fréquence.

Pour un plateau de bureaux, par exemple :

L'outil déduit de ces fréquences les tâches du jour : le lavage des vitres apparaît sur la checklist la semaine où il est dû. Un écran à part suit les clés et les badges confiés à chaque agent, pour savoir quoi récupérer à son départ ou à la fin d'un contrat.

Comment organiser le planning des agents ?

La vue par agent montre la semaine de chaque personne : une ligne par agent, une colonne par jour, et dans chaque case les sites avec leurs horaires. La vue par site montre qui passe où, et quels passages n'ont encore personne.

Les passages réguliers se créent une fois depuis la fiche site, par exemple « du lundi au vendredi, de 6 h à 8 h ». Les prestations ponctuelles s'ajoutent à la main. Quand un agent est absent, ses passages tombent dans une liste « À remplacer », et le remplaçant reçoit la fiche du site.

Quand un marché change de prestataire

Quand un client change d'entreprise de propreté, l'article 7 de la convention collective du secteur prévoit la reprise d'une partie des agents du site par l'entreprise entrante. Selon le Code du travail numérique, un agent des premiers niveaux de la filière exploitation doit notamment passer au moins 30 % de son temps de travail sur ce marché, et y être affecté depuis au moins six mois. L'entreprise sortante établit la liste du personnel affecté : un outil qui connaît les dates d'affectation et les heures par site la prépare vite.

Comment fonctionne le pointage par QR code ?

Chaque site reçoit un QR code imprimé, collé à l'entrée ou dans le local ménage. L'agent le scanne avec l'appareil photo de son téléphone, et la page du site s'ouvre dans l'outil avec deux gros boutons : « J'arrive » et « Je pars ». L'heure est notée par l'outil en ligne, ce qui évite qu'un téléphone mal réglé fausse le pointage.

L'adresse du code passe par votre domaine : si la page change, l'étiquette reste valable. C'est le principe d'un QR code réorientable. Rugstar, une marque de tapis, a construit ainsi l'écran de QR codes de son CRM, avec une correction d'erreur élevée pour que les codes restent lisibles même abîmés.

Un second QR code, dans les sanitaires, peut servir aux occupants : il ouvre un formulaire « Signaler un problème » qui arrive chez le chef d'équipe.

La checklist des tâches et les anomalies

Entre l'arrivée et le départ, l'agent voit la checklist du jour. Il coche chaque tâche faite, et s'il en saute une, il choisit une raison : salle occupée, accès fermé, produit manquant.

Le bouton « Anomalie » sert à ce que l'agent remarque sans pouvoir le régler : une fuite, un néon grillé, une vitre fêlée. Sa photo et son commentaire arrivent au bureau, et vous les transmettez au client. Une case « À réapprovisionner » liste aussi les consommables à livrer.

Pour transformer ces pointages en heures par agent, voyez l'application de pointage des heures.

Comment savoir en direct quels sites ne sont pas faits ?

Le tableau « Aujourd'hui » liste chaque passage prévu avec son état : à venir, en cours, fait, en retard, manqué. L'agent scanne le QR code du hall, et vous voyez depuis votre bureau que l'immeuble est fait.

L'alerte suit une règle que vous fixez : si personne n'a pointé un certain temps après le début du créneau, un message part vers vous ou vers le chef d'équipe. Cette vérification tourne seule grâce à une tâche planifiée, une action que le serveur lance lui-même à intervalle régulier, selon ce que permet votre hébergeur. Un passage manqué reste ensuite dans une liste « À rattraper ».

Le rapport mensuel envoyé au client

Au début de chaque mois, l'outil prépare pour chaque client un rapport PDF : dates de passage, heures d'arrivée et de départ, tâches faites ou sautées, anomalies avec photos. Vous le relisez, puis il part par e-mail. Le même relevé sert de base à la facture.

Le client peut aussi suivre ses passages sur une page privée, sans compte ni mot de passe, comme le portail client construit par Rugstar.

Cette page peut porter votre attestation de vigilance. Pour un contrat d'au moins 5 000 € hors taxes, votre client doit vérifier, à la signature puis tous les six mois, que vous êtes à jour auprès de l'Urssaf, selon Service Public Entreprendre. L'outil garde la date de chaque attestation et vous prévient avant l'échéance.

Et pour les autres prestations : copropriété, vitrerie, remise en état ?

Le même socle s'adapte aux autres contrats, avec quelques champs de plus sur la fiche site.

• Parties communes de copropriété. La fiche ajoute le syndic, le gardien et les jours de collecte des déchets. Le rapport part au syndic.
• Vitrerie. Des passages espacés, avec le matériel et les contraintes d'accès en hauteur.
• Remise en état après travaux ou en fin de bail. Une prestation ponctuelle, avec photos avant et après et rapport pour l'agence ou l'entreprise de travaux.
• Cabinets médicaux, crèches. Un protocole de désinfection et une checklist plus détaillée par zone.
• Commerces et restaurants. Des passages avant l'ouverture, sur un créneau serré, là où l'alerte de retard sert le plus.

Une entreprise multiservices peut y ranger ses autres activités. La tournée pointée par QR code sert aussi aux rondes de la main courante électronique des agents de sécurité. Le ménage chez les particuliers relève des services à la personne, avec ses propres règles.

Ce que ça change dans la semaine

• Le lundi, le planning est déjà rempli. Il reste les absences et les prestations ponctuelles.
• Chaque matin, le tableau montre les sites faits au fil des scans, sans appeler les agents.
• Quand un client signale un bureau oublié, l'historique du site donne les heures et les tâches cochées.
• En fin de mois, le rapport se prépare à partir des pointages.

Les limites d'un logiciel de nettoyage fait maison

• Le pointage prouve un scan. Un QR code photographié peut être scanné ailleurs. Pour les sites sensibles, demandez une photo prise à l'arrivée.
• Le réseau. Un sous-sol peut ne pas capter. Un pointage qui attend le retour du réseau demande un travail de plus, à tester sur place.
• La paie, la comptabilité et la banque restent dans les logiciels prévus pour. L'outil compte les heures et peut s'y relier.
• La facturation électronique passe par une plateforme agréée, avec une obligation d'émettre au 1er septembre 2027 pour les PME, selon le ministère de l'Économie. L'outil prépare les factures, la plateforme les transmet.
• L'entretien. Un outil maison demande de vérifier après chaque changement, de garder des sauvegardes et de suivre les coûts des services.

Questions fréquentes

Les agents d'une entreprise de nettoyage doivent-ils installer une application ?

Les agents ouvrent le logiciel de l'entreprise de nettoyage dans le navigateur de leur téléphone, et peuvent l'ajouter à l'écran d'accueil. Rien n'est à télécharger dans l'App Store ou Google Play.

Le pointage par QR code prouve-t-il la présence de l'agent sur le site ?

Le pointage par QR code prouve qu'un téléphone connecté au compte de l'agent a scanné le code du site à une heure donnée. Pour les sites où la preuve compte, ajoutez une photo prise à l'arrivée.

Faut-il savoir programmer pour créer un logiciel pour entreprise de nettoyage ?

Créer un logiciel pour entreprise de nettoyage avec Claude Code se fait en décrivant les écrans en français, puis en vérifiant le résultat à l'écran. Il faut un ordinateur récent et un abonnement Claude Pro ou Max : la version gratuite de Claude ne donne pas accès à Claude Code.

Un logiciel de nettoyage fait maison aide-t-il lors d'un changement de prestataire ?

Un logiciel de nettoyage fait maison qui enregistre les affectations connaît, pour chaque site, les agents affectés, depuis quand, et la part de leurs heures qui y est passée. Il prépare donc la liste du personnel affecté au marché, à vérifier avec l'article 7 de la convention collective des entreprises de propreté.

Par où commencer

Choisissez un seul site. Demandez à Claude Code sa fiche avec le cahier des charges, imprimez son QR code et confiez-le à un agent pendant une semaine. Comparez les pointages avec ce que vous savez du terrain, puis ajoutez les autres sites.

Si Claude Code n'est pas encore installé, les deux leçons gratuites montrent comment installer Claude, choisir l'abonnement, et ce qu'une application sur mesure change pour une petite entreprise.