Fichier acquéreurs d'agent immobilier : le rapprochement automatique des biens

Un fichier acquéreurs d'agent immobilier sert à retrouver, dès qu'un bien entre en mandat, les acheteurs dont les critères lui correspondent. Fait maison avec Claude Code, il compare chaque nouveau bien au budget, aux secteurs, à la surface, aux pièces et à l'extérieur recherchés par vos acquéreurs, puis il vous donne la liste des personnes à appeler.

Cet article s'adresse aux agents immobiliers indépendants, aux mandataires et aux petites agences qui gardent leurs acquéreurs dans un carnet ou un tableur. Claude Code est l'outil de programmation de Claude, l'IA d'Anthropic : vous lui décrivez l'écran en français, il écrit l'application. À la fin, vous saurez quels écrans construire, quoi lui demander et ce que l'outil ne remplace pas.

Que perd-on avec un carnet ou un tableur d'acquéreurs ?

Un acquéreur arrive par un appel après une annonce, une visite, un portail ou une recommandation. Ses critères bougent : le couple qui voulait un jardin accepte une grande terrasse, l'investisseur élargit sa recherche à la commune voisine.

Dans un tableur, on filtre une colonne à la fois. Trouver ceux dont le budget couvre un T3 avec balcon, qui cherchent dans ce quartier ou le suivant et acceptent un troisième étage sans ascenseur demande plusieurs filtres et une bonne mémoire. Le jour où le bien arrive, on appelle les noms qui reviennent en tête.

Deux moments échappent facilement au carnet : la baisse de prix, qui fait entrer le bien dans le budget d'autres acquéreurs, et le bien présenté avant toute annonce, proposé d'abord à vos propres acheteurs.

Que contient la fiche acquéreur ?

L'outil repose sur une base de données, c'est-à-dire des tableaux rangés que l'application lit et remplit : une table pour les acquéreurs, une pour les biens, une pour les visites. La fiche acquéreur réunit ce qui décide si un bien mérite un appel.

La case « indispensable ou souhaité » compte beaucoup. « Avec extérieur » peut désigner un balcon pour prendre l'air comme un jardin pour le chien. Sans cette nuance, l'outil écarte trop de monde, ou il en garde trop.

Que contient la fiche bien ?

La fiche bien reprend les mêmes critères vus depuis le bien : prix, secteur, type, surface, pièces, étage, ascenseur, extérieur. S'y ajoutent les photos, la classe énergie, les charges et des notes pour ce qui ne rentre dans aucune case, comme la vue.

Le bloc mandat garde son type, simple ou exclusif, son numéro, ses dates et le lien vers la fiche du vendeur. Un statut suit le bien : en mandat, sous offre, sous compromis, vendu. Chaque changement de prix est gardé avec sa date et relance le rapprochement.

Comment l'outil trouve-t-il les acquéreurs compatibles ?

Le rapprochement compare deux tables : les biens d'un côté, les acquéreurs actifs de l'autre. Il se lance quand un bien est enregistré, quand son prix change et quand un acquéreur est créé. Dans ce dernier cas, il montre les biens déjà en portefeuille qui lui conviennent.

Il applique deux sortes de règles :

• Les critères éliminatoires écartent un acquéreur : prix au-dessus de son budget et de sa marge, secteur hors de sa liste, surface sous son minimum, extérieur indispensable absent, critère refusé présent.
• Les critères souhaités classent ceux qui restent : l'extérieur souhaité, l'étage, une chambre de plus.

L'écran « Acquéreurs compatibles » s'affiche sur la fiche du bien : nom, téléphone, ce qui correspond, ce qui manque, date du dernier contact. Une seconde liste montre les presque compatibles, à qui il manque un seul critère, et vous jugez si l'appel vaut la peine.

Sur chaque ligne, des boutons notent la suite : « Appelé », « Intéressé », « Pas intéressé » avec la raison, « Visite ». Les raisons de refus reviennent sur la fiche de l'acquéreur. Plusieurs refus pour « trop sombre » révèlent un critère qu'il n'avait jamais formulé.

Un écran « À appeler aujourd'hui » rassemble les acquéreurs sortis des rapprochements de la veille et pas encore appelés. Vous saisissez un T3 avec balcon le soir, et la liste vous attend le lendemain matin.

Comment organiser les visites et le bon de visite ?

Le bouton « Visite » ouvre la prise de rendez-vous : le bien, l'acquéreur, le créneau. L'outil signale un chevauchement et range les visites dans un agenda à la semaine. Un e-mail de confirmation part à l'acquéreur avec l'adresse et l'heure.

Le bon de visite est la feuille que l'acquéreur signe pour attester qu'il a visité le bien avec vous. L'outil le remplit à partir du rendez-vous, l'acquéreur signe au doigt sur le téléphone, et le PDF signé se range sur la visite. Le modèle reste celui de votre agence ou de votre réseau.

Comment envoyer le compte rendu de visite au vendeur ?

Après la visite, un court formulaire s'ouvre sur le téléphone : l'intérêt de l'acquéreur, ce qui lui a plu, ses objections, la suite envisagée. L'outil en tire un compte rendu rédigé, que vous relisez avant l'envoi au vendeur. Les coordonnées de l'acquéreur restent dans votre fichier.

Pour un mandat avec clause d'exclusivité, l'article 6 de la loi du 2 janvier 1970 demande que le mandat précise les actions de l'agent et la façon dont il rend compte au vendeur, selon une périodicité fixée entre eux. L'outil regroupe alors les visites de chaque mandat et prépare le point au rythme prévu.

Vous pouvez aussi ouvrir à chaque vendeur une page privée, accessible par un lien sans compte ni mot de passe, où il suit ses visites. Rugstar, une marque de tapis faits main, a construit ce type de page pour que chaque client suive sa commande. L'article sur le portail client décrit comment la construire.

Comment relancer les acquéreurs sans nouvelles ?

Un fichier acquéreurs vieillit vite : certains achètent ailleurs, d'autres mettent leur projet en pause. L'écran « Sans nouvelle depuis un mois » liste les acquéreurs actifs sans échange noté depuis un mois, les plus anciens en premier. Un acquéreur en pause sort des rapprochements et garde sa fiche pour le jour où il revient.

Dans le CRM de Rugstar, quand une action qui attend une réponse est marquée comme faite, l'outil prévoit une relance douce sept jours plus tard. La même mécanique convient à l'acquéreur qui a reçu une sélection de biens, comme l'explique l'article sur la relance des devis.

Que change le fichier acquéreurs dans la semaine ?

Le même rapprochement sert-il dans d'autres métiers ?

Comparer une nouvelle offre à une liste de demandes se retrouve dans beaucoup d'activités :

• un cabinet de recrutement compare chaque poste aux candidats, comme dans un outil de suivi de candidats sur mesure ;
• un gestionnaire locatif compare le logement qui se libère aux dossiers de locataires en attente ;
• un marchand de voitures d'occasion compare chaque reprise aux recherches de ses clients ;
• un caviste compare un nouvel arrivage aux goûts notés de ses clients.

Chaque fois, deux tables et des critères donnent une liste de personnes à prévenir. Le guide du logiciel métier sur mesure aide à repérer ce geste dans votre activité.

Quelles sont les limites d'un fichier acquéreurs maison ?

• La diffusion des annonces sur les portails reste dans l'outil de votre agence ou de votre réseau.
• Le mandat signé et les registres de la profession restent dans les outils prévus pour. La fiche bien garde le numéro et les dates du mandat. Si vous travaillez pour un réseau, demandez-lui ce que vous pouvez tenir dans un outil à vous.
• La qualité des critères : un budget jamais mis à jour donne une liste fausse, et l'appel reste le moment où l'on apprend ce que l'acquéreur veut.
• L'entretien : vérifier après chaque changement, garder des sauvegardes, suivre les coûts des services.
• Le téléphone : l'application s'ouvre dans le navigateur et s'installe sur l'écran d'accueil, sans passer par l'App Store.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un fichier acquéreurs en immobilier ?

Un fichier acquéreurs est la liste des acheteurs suivis par un agent immobilier, avec les critères de chacun : budget, secteurs, type de bien, surface, pièces, extérieur. Tenu dans une application, il rapproche biens et acquéreurs à chaque nouveau mandat et à chaque baisse de prix.

Un fichier acquéreurs fait maison peut-il remplacer un logiciel de transaction immobilière ?

Un fichier acquéreurs fait maison couvre le suivi des acheteurs, le rapprochement, les visites et les comptes rendus aux vendeurs. La diffusion des annonces et les registres de la profession restent dans les outils de l'agence ou du réseau. L'agent peut donc garder les deux.

Peut-on importer un fichier acquéreurs tenu dans Excel ?

Un fichier acquéreurs tenu dans Excel ou Google Sheets s'importe dans une application construite avec Claude Code. Le travail porte sur le nettoyage : secteurs écrits de plusieurs façons, budgets notés en texte. L'article sur la transformation d'un fichier Excel en application détaille la méthode.

Le compte rendu de visite au vendeur est-il obligatoire ?

Pour un mandat avec clause d'exclusivité, la loi du 2 janvier 1970 demande que le mandat précise comment l'agent rend compte au vendeur, selon une périodicité fixée entre eux. Un fichier acquéreurs maison prépare ces comptes rendus à partir des visites saisies. Le contenu exact de l'engagement reste celui écrit dans votre mandat.

Par où commencer

Rassemblez d'abord vos acquéreurs dans un seul tableur, une ligne par personne et une colonne par critère. Ce tableau servira à l'import. Demandez ensuite à Claude Code les deux fiches, acquéreur et bien, puis le rapprochement une fois qu'elles contiennent de vraies données. Pour installer Claude et voir ce qu'une application sur mesure change, commencez par les deux leçons gratuites.